Монгол Улсын цол хүртээх, одон, медалиар шагнуулах хүсэлтэй иргэд сумын иргэдийн Төлөөлөгчдийн Хурлын ажлын албанд 12 дугаар сарын 27-ны өдрийг хүртэл материалаа бүрдүүлж ирүүлэхийг хүсье. Үүнд:
а/ нэр дэвшигчийн анкет ;
б/ ажил байдлын тодорхойлолт;
в/ цол хүртээх, одон, медалиар шагнуулахаар анхан шатанд хурлаар хэлэлцсэн тухай албан тэмдэглэл; /Ажилтан бол байгууллагын хурлын тэмдэглэл, бусад иргэдэд БИНХ-ын тогтоол, тэмдэглэл/
г/ сум, дүүргийн Засаг даргын санал
д/ Урьд авсан шагналын хуулбар
ж/ Иргэний үнэмлэхний хуулбар
Сум, дүүргийн Засаг даргаас ирүүлсэн саналын дагуу сумын ИТХ-ын тэргүүлэгчдийн хуралдаанаар хэлэлцүүлэн, зөвшөөрөгдсөн хүний материалыг аймаг, нийслэлийн Засаг даргад уламжилна.